Volba správného systému pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) představuje strategické rozhodnutí, které ovlivní nejen efektivitu obchodních týmů, ale také bezpečnost firemních dat a celkové náklady na vlastnictví (TCO). Na českém trhu se firmy nejčastěji rozhodují mezi dvěma základními architekturami: plně cloudovými službami (SaaS) a lokální instalací, známou jako "on-premise". Každý model přináší zásadně odlišný přístup k datům, nákladům a kontrole.
Pojďme se podrobně podívat na to, co jednotlivé varianty znamenají, jaké mýty panují ohledně jejich bezpečnosti a která volba může být pro vaši firmu dlouhodobě výhodnější.
1. Cloudové CRM (SaaS): Pronájem pohodlí
Cloudové řešení, často poskytované formou "Software jako služba" (SaaS), funguje na principu pronájmu. Přistupujete k němu typicky přes webový prohlížeč, přičemž veškerá data, aplikace i infrastruktura jsou hostovány a spravovány třetí stranou – poskytovatelem CRM.
Hlavní výhody:
-
Rychlé nasazení: Začít můžete téměř okamžitě. Odpadá nutnost instalace, nákupu serverů nebo konfigurace databází.
-
Nízké počáteční náklady: Místo velké jednorázové investice platíte pravidelné měsíční nebo roční poplatky (licence za uživatele).
-
Automatická údržba: O aktualizace, zálohování a bezpečnost serverů se stará poskytovatel.
-
Dostupnost: K datům se dostanete z jakéhokoliv zařízení připojeného k internetu.
Skryté nevýhody a rizika:
-
Ztráta kontroly nad daty: Vaše klientská databáze – často nejcennější aktivum firmy – fyzicky leží na serverech třetí strany. Jste plně závislí na jejích bezpečnostních opatřeních a politikách.
-
Otazníky nad GDPR: Kde přesně jsou data uložena? Pokud jsou servery mimo EU, může být zajištění souladu s GDPR komplikované.
-
Dlouhodobé náklady (TCO): Pravidelné poplatky se sčítají. V horizontu několika let mohou náklady na pronájem výrazně přesáhnout cenu jednorázového nákupu on-premise licence.
-
Omezené přizpůsobení: Jste vázáni možnostmi, které poskytovatel nabízí. Složitější integrace na jiné interní systémy (např. účetnictví, ERP) mohou být drahé nebo nemožné.
-
Závislost na připojení: Bez stabilního internetového připojení je systém nepoužitelný.
2. On-premise CRM: Data pod vlastní střechou
Model "on-premise" (nebo také "in-house") znamená, že software CRM a celá databáze jsou nainstalovány a provozovány na vaší vlastní firemní infrastruktuře – typicky na firemním serveru. Spravujete si jej sami nebo s pomocí externího partnera.
Tento model využívají robustní systémy, jako je například Bohemia CRM Professional, které sází na výkon a bezpečnost desktopové aplikace napojené na centrální SQL databázi.
Hlavní výhody:
-
Absolutní kontrola nad daty: Vy rozhodujete, kdo má k datům přístup. Citlivé obchodní informace (kontakty, obchodní případy, smlouvy) neopouštějí vaši firmu.
-
Maximální bezpečnost: Bezpečnostní politiku máte ve vlastních rukou. Můžete implementovat vlastní standardy šifrování, zálohování a řízení přístupů, plně v souladu s interními směrnicemi a GDPR.
-
Přizpůsobení a integrace: Systém lze hluboce integrovat s dalšími firemními nástroji. Můžete si definovat vlastní pracovní procesy (workflows), automatizace a datová pole, která přesně kopírují vaše fungování.
-
Výkon a rychlost: Při práci v rámci lokální sítě (LAN) je odezva systému okamžitá, protože nejste závislí na rychlosti a stabilitě internetového připojení.
-
Jednorázová investice: Počáteční náklady mohou být vyšší, ale v dlouhodobém horizontu často dochází k úspoře, protože neplatíte opakované měsíční poplatky za každého uživatele.
Nevýhody:
-
Počáteční investice: Je nutné počítat s náklady na licence softwaru a případně na hardware (server), pokud již neexistuje.
-
Vlastní správa: Systém vyžaduje údržbu – instalaci aktualizací, správu databáze a zálohování. To vyžaduje interní IT kapacity nebo servisní smlouvu s dodavatelem.
Moderní alternativa: Privátní cloud
Existuje i kompromisní cesta, která spojuje výhody obou světů. Můžete využít on-premise licenci (jako Bohemia CRM Professional), ale neinstalovat ji na server v kanceláři, nýbrž na vámi pronajatý dedikovaný server v zabezpečeném českém datacentru.
Získáte tak:
-
Kontrolu on-premise řešení (data jsou vaše, na vašem serveru).
-
Dostupnost cloudu (k serveru se bezpečně připojíte odkudkoliv).
-
Bezpečnost profesionálního datacentra (zálohované napájení, fyzická ostraha, špičková konektivita).
Desktopová aplikace vs. Webový prohlížeč
Srovnání on-premise a cloudu se často kryje se srovnáním desktopové aplikace a webového rozhraní.
-
Webový prohlížeč (typický cloud) je univerzální, ale omezený svými technologickými možnostmi. Práce s velkým množstvím dat může být pomalejší.
-
Nativní desktopová aplikace (typické on-premise), jakou využívá Bohemia CRM Professional, nabízí výrazně vyšší výkon, rychlejší odezvu a bohatší uživatelské rozhraní. Umožňuje pokročilé funkce, jako je přímé napojení na lokální soubory, hromadné úpravy dat v Adresáři nebo komplexní správu Obchodních případů a Úkolů bez kompromisů.
Závěr: Co je tedy bezpečnější a výhodnější?
Neexistuje univerzální odpověď, ale existuje jasné doporučení podle priorit.
Cloudové SaaS řešení je výhodné pro malé týmy nebo startupy, které potřebují rychle začít, mají omezený rozpočet na startu a nepracují s vysoce citlivými daty.
On-premise řešení (nebo privátní cloud) je strategickou a dlouhodobě výhodnější volbou pro zavedené české firmy, které:
-
Považují bezpečnost klientských dat za absolutní prioritu.
-
Chtějí mít plnou kontrolu nad tím, kde jsou jejich data uložena a kdo k nim má přístup.
-
Potřebují systém přizpůsobit vlastním, často unikátním, pracovním procesům.
-
Vyžadují robustní výkon a spolehlivost nezávislou na kvalitě internetového připojení.
Volba on-premise řešení není krokem zpět. Naopak, v době rostoucích obav o soukromí a bezpečnost dat je to krok směrem k plné suverenitě nad vlastním podnikáním.